Ⅰ. 서 론
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대회 공식명칭: 제 24회 세계소아치과학회 학술대회
The 24th Congress of the International Association of Paediatric Dentistry(IAPD) 대회 일자: 2013년 6월 12일(수)~15일(토)
대회 장소: 서울 코엑스(그랜드볼룸)
대회 주제: New Visions for Paediatric Dentistry
주최: 세계소아치과학회(International Association of Paediatric Dentistry, 이하 IAPD)
주관: 대한소아치과학회
참가규모: 67개국 1,885명(전시자, press 포함)
학술프로그램: 5개 Pre-Congress Course, 30개 초청강연, 756편 일반 연제 발표(구연 148개, 포스터 발표 608개)
Award: BSBF Award(5명), Jens Andreasen Award(1명), Morita Prize(2명), Travel Bursaries(3명)
후원/전시: 46개 업체 총 64개 부스 참여
사교행사: 개회식, Welcome Reception, Gala Dinner, 폐회식, Farewell Party
공식 언어: 영어
홈페이지: www.iapd2013.org
1. 세계소아치과학회(IAPD) 개요
1) 세계소아치과학회 개최지 선정 과정
2. 조직위원회(이하“조직위”) 구성
2003~2008: 대한소아치과학회 국제이사(이상호 교수)가 유치준비 및 유치과정을 담당하였다.
2009년 5월: 대한소아치과학회 정기총회에서 조직위원장(이상호 교수)이 정식으로 위촉되고 이하 조직위가 구성되어 공식적인 활동을 시작하였다(Table 1).
2010년 10월: 국제학회전문용역업체(PCO)로 Coex convention team이 선정되었다.
3. 제 24회 세계소아치과학회 유치/개최 추진 경과
1) 유치 의사 전달(2003. 10. 15~18)
2) 유치 확정(2005. 10. 31~11.5)
3) 개최 준비 보고 및 대회 홍보
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2007. 6. 13~17
홍콩에서 개최된 제 21회 세계소아치과학회에서 서울 대회를 홍보하였다. 2008년도 크로아티아에서 개최된 IAPD board directors meeting에 당시 국제이사인 이상호 교수와 이수전 원장을 파견하여 개최 준비 현황 보고 방법에 대한 정보를 입수하였다.
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2009. 6. 17~20
2009년 5월 대한소아치과학회 정기총회에서 이상호 교수가 정식으로 2013년 서울 세계소아치과학회 조직위원장으로 위촉되고 이하 조직위원들이 구성되었다.2009년 독일 뮌헨에서 개최된 제 22회 세계소아치과학회에 최병재 학회장, 김신 교수, 이상훈 교수, 이상호 조직위원장 및 박기태, 이재천 위원 등 대표단이 참석하여 한국 개최를 홍보하고 이수전 원장이 준비 현황을 보고하였다. -
2010. 6. 2~6
영국 헤러게이트에서 개최된 유럽소아치과학회에 이상호 조직위원장과 이수전 해회협력위원이 참석하여 IAPD board director 회의에서 한국의 준비현황을 보고하였다. -
2011. 6. 15~18
그리스 아테네에서 개최된 제 23차 세계소아치과학회에 대한소아치과학회(회장 김신)에서는 조직위원들을 파견하여 한국 홍보와 한국의 밤을 개최하였다. 김신 학회장, 백병주 교수, 이상호 조직위원장, 이제호 사무총장, 장기택 재정위원장, 이재천 사교진행위원장 등 많은 임원과 조직위원들이 참석하여 한국의 밤 행사를 주관하였으며, 이상호 조직위원장, 박기태 학술위원장, 이수전 해외협력위원이 준비 현황을 보고 하였다. -
2012. 5. 24~27
프랑스 스트라스부르에서 개최된 제 9회 유럽소아치과학회에 조직위원들이 파견되어 한국 개최를 홍보하였다. 이상호 조직위원장, 박기태 조직위 학술위원장, 이수전 해외협력위원이 준비 현황을 보고하였다. -
2012. 5월
- 일본 도쿄에서 개최된 일본소아치과학회 창립 50주년 기념 국제학술대회에 남순현 학회장, 이상호 조직위원장, 박기태 학술위원장, 김정욱 교수, 현홍근 교수, 양연미 교수 등 다수의 조직위원들이 참석하여 한국 개최를 홍보하였다.- 인도네시아 발리에서 개최된 제 8회 아시아 소아치과학회(PDAA)에 이긍호 선생님, 이제호 교수, 이재천 원장 등이 참석하여 한국 대회 홍보하였다.- 중국 시안에서 개최된 2013년도 중국소아치과학회에 조직위원회 사무총장인 이제호 교수가 참석하여 홍보하였다.- 미국 샌디에고에서 개최된 제 65회 미국소아치과학회(AAPD)에 국제이사인 김영재 교수, 전승준 원장이 참석하여 홍보하였다.
Ⅱ. 대회 주요 결과
1. 대회 주요 내용 및 결과
1) 세계대회에 걸맞은 세계 각국의 높은 참석율
2) 다양하고 참신한 학술프로그램 구성
3) 한국 문화의 전통과 현재를 느낄 수 있는 사교의 장 마련
2. 전망 및 기대효과
3. 분야별 결과 요약
1) 등록
(1) 등록자 및 참석자 통계
(3) 국가별 참석자 통계
(3) 대륙별 참석자 통계(Fig. 3)
2) 학술
3) 후원/전시
(2) 후원 업체
(3) 후원 기관
4. 평가 및 개선 사항
1) 등록 및 홍보
(1) 준비과정 평가
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해외 참가자 관리
조직위에서는 해외참가자들의 등록을 유도하기 위해 학술프로그램 뿐 아니라 한국의 다양한 문화와 관광자원을 홍보자료로 활용하고자 하였고, 다양한 시각적 이미지를 활용한 e-blast와 페이스북 홍보가 해외 참가자들의 등록 유도에 큰 도움이 되었다. 특히 정치적으로 불안정한 시기에 조직위원장이 직접 쓴 뉴스레터 서신은 등록자 이탈을 막는 결정적인 계기가 되었다.1차 사전 등록이 마감(3월 31일)되기 한달 전부터 등록과 관련한 이메일 문의가 매우 많아졌다. 국내 참가자와 국외 참가자 관리를 이원화하여, 문의에 대한 신속한 응대가 가능하도록 하였고, 정기적으로 발송하는 e-blast에 가장 문의가 많은 사항들에 대한 reminder 안내를 하였다. 1,000명 규모의 해외 참가자가 참석할 경우 VISA 발급을 위한 invitation letter에 대한 요청이 많기 때문에, 사전에 등록 시스템 구축시 마이페이지에서 invitation letter를 직접 다운 받을 수 있게 한 점이 참가자 관리에 매우 용이하였다.
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국내 참가자 관리
국내 참가자 관리는 커뮤니케이션 창구를 PCO와 대한소아치과학회 양쪽에 열어두어, 국내 참가자에 친숙한 학회 사무국의 역할이 컸다. 국내 참가자는 대한소아치과학회 홈페이지를 통해 국내 등록페이지로 연결되도록 하여 해외 참가자의 등록 시스템과는 별도 운영을 하였다. 국내 참가자 대부분이 소아치과학회 회원이었고, 각 대학병원 소아치과 과장을 중심으로 그룹 등록을 장려하여 편의를 제공하였다.학생들에게도 참관 기회를 주기 위해 12일 Pre-congress 코스 참관 등록을 허용하였다.
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온라인 등록 시스템
사전 온라인 등록 과정에서 홈페이지의 기술적인 오류가 잦아 참가자들은 이메일로 문의를 다시 해야 하고, 관리자는 수동으로 업무를 처리해야 하는 번거로움이 많았다. 특히 해외 참가자들이 온라인으로 결제하는 시스템이 익숙하지 않고, 윈도우 사양 등에 따라 온라인 카드 결제 프로그램 설치에 오류가 나는 경우도 있어, 수동으로 카드 수기 결제를 해야 하는 사례가 많았다. 자동으로 발송되는 이메일의 경우에는 부득이하게 대회 이메일 주소가 기관/학교의 스팸 이메일로 등록이 되기도 하여 등록확인 이메일 수신율이 낮아 e-blast를 통해 여러 번 마이페이지에서 직접 확인을 하도록 유도해야했다.조직위에서 참가자 배려를 위해‘원스탑 플랫폼’을 제공하고자 등록과 초록제출, 숙박/관광 예약을 하나의 통합아이디로 예약/확인까지 가능한 시스템을 구축하였다. 이를 통해 초록발표자가 직접 등록을 할 수 있도록 유도하기 용이했고, 참가자도 로그인만 하면 마이페이지에서 초록제출현황과 등록현황 등을 한번에 파악 가능했다.
(2) 사후 평가
2) 학술
(1) 준비과정 평가
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연자/좌장 관리
초기 연자 초청과정은 학술위원회에서 진행하였고, PCO에서는 사전 참석을 확정한 연자들에게 공식 서신을 발송한 2012년 8월부터 본격적인 연자 섭외 업무가 시작되었다. 여러 차례의 가이드라인이 발송이 되었으나, 연자들이 등록이나 호텔예약을 직접 해야 함에도 불구하고 사무국에서 진행하는 것으로 착각하고 마감일에 가까워질 때까지 등록률이나 호텔 예약률이 낮았다. 온라인 등록 시스템이 연자용으로 따로 구축되어 있지 않았기 때문에, 등록비 변경 확인을 위해 연자들이 한번 더 로그인 해야 하는 시스템이 번거로웠다.연자들에게 교통편의를 제공하기 위해 공항리무진 버스티켓을 공항 IAPD 안내데스크에서 제공하였다. 연자들은 공항 데스크에서 대회 staff가 직접 교통 안내를 해주는 것에 대해 매우 만족해 하였다.또한 학술위원회에서 세션별 연자 이메일을 공유하고 초록 등을 연자/좌장과 미리 공유하여 사전에 연자와 좌장에게 세션에 대한 정보를 최대한 많이 제공할 수 있었고 현장에서 활발한 토론 및 참여로 이어질 수 있었다.
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초록 제출 관리
초록 제출/심사결과/발표일정등과 관련된 모든 업무는 마이페이지에서 확인 가능하도록 함에도 불구하고 낮은 이메일 수신율 때문에 초록 심사 결과와 관련된 문의가 많았다. 1인 1개의 초록 발표라는 IAPD 본부의 정책에 따르면서 이중 초록 제출자들의 누락이 많이 생겼고, 대체 발표자를 유도해서 등록시키는 과정까지 케이스별로 변동사항이 많아 최종발표자/발표 초록 확정까지 시간과 인력이 많이 소요되었다.본부에서 또한 1인 1개의 초록 발표에 대한 아주 명확한 가이드라인이 없어서(award 초록의 경우 1인 2개의 초록 발표를 허용했음) 혼선이 있었다.학술위원회에서는 구연/포스터 발표와 관련 최대한 상세 정보를 가이드라인으로 만들고자 하였고, 홈페이지에서 공유함으로써 사전 혼선을 막고 발표자들이 쉽게 정보에 접근할 수 있었다.
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홈페이지 관리
학술 프로그램이 변동되거나 연자 정보가 업데이트될 때 오탈자나 정보 누락 등으로 초기 홈페이지 관리가 미흡했다. 학술프로그램의 변동이 많은 점은 예상 가능한 부분인데 홈페이지의 업데이트 속도나 정확도가 많이 떨어져서 혼선이 있었다.
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Award 관리
Award 운영은 IAPD 본부에서 운영하는 것이 원칙이고, 신청도 본부에서 받았으나, 본부의 요청에 따라 신청자에 대한 정보를 수집하고 award도 홍보하기 위해 award를 위한 초록제출 시 확인을 하고 신청서를 본부에 낼 수 있도록 안내했다. 초록 제출 마감 후 상당수의 참가자들이 신청서 제출 없이 체크박스 표시를 award 신청으로 착각하여 본부와 cross 체크하는 과정이 불필요하게 소요되었다. 사전 award 심사를 위해 사무국에서 award 심사용 PDF 파일을 취합하여 전달함으로써 본부의 심사과정이 매우 편리했다.
(2) 사후 평가
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학술장 관리
현장에서 연자들에게 다시 한번 제공된 가이드라인 등을 통해 연자들의 프리뷰룸 활용도가 매우 높았고, 지정된 시간보다 일찍 와서 세션룸을 체크하는 연자들이 많았다. Mac과 개인 노트북을 사용하는 연자들이 꽤 많았지만, 룸별로 테크니션 1명/운영요원 2명이 한 조로 업무를 분담하면서 업무 효율이 높았다. 좌장이나 연자의 현장 부재(no-Show)나 발표자료 누락을 막기 위한 사전 프리뷰 룸/등록데스크와의 원활한 커뮤니케이션이 현장 운영에 큰 도움이 되었다. 또한 학술위원회에서 사전에 배정한 세션룸별/일자별 담당 학술위원들의 역할로 현장 운영시 미흡한 점들이나 의사 결정이 필요한 사항들에 대해 빨리 조치할 수 있었다.13일 기조강연 때 실시간 온라인 토론 및 무선 와이파이에 대한 안내가 좀 더 일찍 다양한 방법으로 안내되지 못해 홍보가 미흡했다.
(3) 개선 사항
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연자/좌장 관리
연자/좌장의 등록비 면제가 차별적으로 해당하고, 등록비 면제에 대해 공식적으로 오픈하고자 하지 않았기 때문에 등록페이지를 따로 구축하지 않았으나, 등록페이지의 별도 구축이 필요하다. 특히 연자 등록이 자발적으로 잘 이루어 지지 않는 경우에는 연자 등록페이지를 별도로 구축하여 등록비 셋팅(complimentary)을 별도로 하여 연자에게 편의 제공이 필요하였다.초기에 초록 제출 마감시기를 결정할 때 초청 연자들의 초록 제출 마감일을 일반 초록과 동일하게 설정할 필요가 없다. 초청 초록은 프로그램북 제작시기에 맞춰 여유 있게 마감일을 설정하였으면 연자들의 부담감도 덜 수 있고, 초청과 일반 초록을 명확하게 구분하기 용이하다.
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포스터 발표 관리
포스터의 탈부착이 매일 아침/저녁으로 있을 시에는 관리 인력이 2배 이상 배치될 필요가 있다. 특히 아침에 당일 붙여져야할 포스터의 제목/발표자 이름이 기재된 A4 안내문이 각 포스터 보드에 붙여져서, 발표자가 한번 본인의 포스터보드를 확인할 수 있게 하고, 당일 저녁에 미탈착된 포스터들은 일괄적으로 탈착하는 관리가 필요하다.
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Award 관리
Award를 위한 초록 제출과 일반 초록 제출을 일원화 하여 온라인으로 접수할 수 있다면 본부와 cross 체크하는 과정을 줄이고, 참가자 편의도 증대할 수 있을 것으로 기대된다.
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홈페이지 관리
연자 CV나 사진을 따로 받지 않고, 홈페이지에서 초록 제출과 동시에 모두 같은 틀 안에서 입력하는 시스템으로 운영할 경우 형태의 통일성과 자동 업데이트의 신속함은 더 높았을 것으로 예상된다.홈페이지 업데이트와 모바일페이지 업데이트가 연동이 되지 않기때문에 동시 업데이트 및 확인이 불가능한 단점을 해결하기 위해서는 홈페이지 구축 초기 단계에서 시스템 연동을 위한 방안 모색이 필요하다.
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보수교육 점수
국제적으로 저명한 초청강연이 80건 이상에 4일간 개최된 세계학회임에도 불구하고 대한치과의사협회로부터 받은 보수교육 인준 점수는 4점이였다.대한치과의사협회에서는 지역별 기자재전시 및 학술대회(예:SIDEX, GAMEX, YESDEX, HODX 등)는 단 이틀 동안만 개최됨에도 불구하고 6점의 보수교육 점수를 주고 있어, 형평성에 문제가 있음은 물론 각 분과학회에서 개최한 세계적인 학회를, 개원가들이 중심이 된 지역, 지부학술대회보다 대회의 격을 한 수 아래로 보고 있는 치과계의 좁은 인식이 개선될 필요가 있다고 사료된다.앞으로 각 분과학회에서 유치한 몇몇 국제학술대회가 준비중에 있는 만큼 우리 치과계는 이들 국제학회를 통하여 한국의 치과계와 치과의사들에 대한 위상을 대거 높인다는 점을 충분히 인식하여, 대국적인 차원의 지원과 성원을 보내줄 필요가 있다고 판단된다.
3) 후원/전시
(1) 준비과정 평가
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후원/전시 업체 섭외
초반에 세계 학술대회 기준으로 다소 높게 책정 된 부스비로 인해 국내 전시 업체 섭외에 어려움이 있었으나 조직위원회를 비롯한 대한소아치과학회 임원 등 다각도에서의 조직적인 전략으로 개인적인 체널을 통해 업체 섭외를 시도한 결과 20여개의 후원사를 포함한 총 64개 부스를 유치할 수 있었다.특히 조직위에서는 매주 업체 접촉 현황을 공유하며 가능성 있는 업체들의 인적 체널을 확보하였다. 후원 업체는 일대일, 일대다, 학회 차원의 미팅으로 범위를 확대하여 협조를 구했고, 전시업체는 소아치과와 직접적인 관련이 없더라도 마케팅 효과로 win-win 할 수 있는 업체들은 주변 인맥을 통해 참여를 요청하였다.해외에 본사를 두고 있는 주요 후원업체를 섭외하는 과정에서는 조직위의 노력들이 여러 상황들로 제약을 받았고, 이로 인해 다음과 같은 IAPD 전차 대회의 주요 후원사였던 해외 업체들의 참여가 없었던 점이 아쉬웠다.
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후원/전시 업체 관리
전시 업체들은 사무국을 통해 일원화된 루트로 통관/수송, 전시 부스 설치, 비품 신청까지 전시자 매뉴얼을 통해 접수/관리되었다. 국내 전시 업체들의 경우 매뉴얼에 의존하기 보다는 사무국에 직접 문의하는 경우가 많았으나, 대부분 기본 부스를 이용했기 때문에, 부스 위치 배정 이외에는 특별한 요구 또는 불만 사항이 없었다.
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협찬 및 후원기관 협조 요청
조직위원회에서는 보건복지부, 대한치과의사협회, 치의학회 등의 관련 기관의 후원을 위해 고위층과의 면담, 제안서 서면 제출 등 다양한 방법을 통해 접촉했으나, 기관 명칭 사용에 대한 허가는 가능하지만 실질적인 현금 후원은 전례가 없었다는 등의 이유로 불가능했다.반면 지출을 줄이기 위해 조직위원회와 사무국이 적극 노력한 결과 좋은 성과를 낼 수 있었다. 사무국에서는 커피 브레이크에 소요되는 비용 약 1천만원에 해당하는 커피 협찬을 추진하였고, farewell 파티 만찬주인 백세주와 welcome reception 시음주인 화요 협찬을 통해 식음료 비용을 절감할 수 있었다. 또한 대한항공과의 협약을 통해 Korean Air의 항공권 할인율을 기존 MICE 할인율(10%) 보다 높은 20%까지 받아, 참가자 뿐 아니라 조직위의 연자 항공권 구매시에도 혜택을 받을 수 있었다.또한 서울시장 초청을 위한 조직위원회의 적극적인 노력과, 사무국의 제안으로 서울관광마케팅과 한국관광공사에서 기존에 예상했던 예산보다 약 80% 이상 증대한 수입을 확보할 수 있었다.
(2) 사후 평가
4. 사교행사/식음료
1) 준비과정 평가
(2) 사후 평가
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사교행사 장소/메뉴 결정
공식 사교행사 중 양식 메뉴를 2회, 한식 메뉴를 1회 제공하고, 사전에 특이 식단을 제공해야 하는 참가자들을 파악하여, 다른 메뉴 선택이 가능하도록 선택의 폭을 넓혔다. 특히 BBQ 뷔페의 경우 BBQ 메뉴 뿐 아니라 구운 야채와 샐러드 바의 메뉴를 늘려, vegetarian들도 만족할 수 있었다. 한식을 제공하기 힘든 워커힐 케이터링(standing reception)의 단점은 비빔밥 이벤트와 떡볶이 이벤트를 통해 보완하여 외국인 참가자들에게 큰 호응을 얻었다. 다만 워커힐이 처음 진행한 비빔밥 이벤트는 보여지는 임팩트는 긍정적이었지만, 음식 맛과 질에 대해서는 부정적인 평가가 있었다.
(3) 개선 사항
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식음료 수량 관리
점심 도시락 수요에 대한 리스크 관리 방안으로 현장에서 현금으로 대체하여 식사비를 지급하기로 한 방안의 현실적 검토가 부족하였다. 해외 참가자의 참석비율을 고려, 첫날 도시락은 등록인원에 준하여 넉넉하게 준비하고 다음 날의 필요 수량은 첫날의 도시락 수요에 준하여 결정하는 것이 리스크 관리에 용이할 것으로 판단된다. 해외 참가자가 많을 경우 vegetarian 메뉴 선택 시 맛과 재료에 좀 더 질을 높일 수 있도록 신경써야 함. 또한 특이 식단에 체크를 하지 않은 참가자가 예상했던 vegetarian 인원보다 약 2.5배 많은 상황이 되었던 만큼, 국가별 참가율을 고려하여 첫 날에는 사전에 신청인원 보다 약 2배 많은 인원을 vegetarian 메뉴로 넉넉하게 준비할 필요가 있다.
Ⅲ. 분야별 세부 추진 내용 및 결과
1. 등록
1) 등록비
(1) 대회 등록비
(2) Pre-congress 코스 등록비
2) 등록 관련 정책
(1) 등록 기간 및 환불 정책
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등록 기간
- Early Bird(1차 사전등록): 2012년 11월~2013년 4월 15일- Early(2차 사전등록): 2013년 4월 16일~5월 12일- On-site(현장등록): 2013년 6월 12일~15일
3) 등록 절차 및 관리
(1) 참가자 등록
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참가자 등록 절차(온라인 등록)
IAPD 2013 홈페이지 방문 → ID 생성(Sign up) → 온라인 등록 및 결제 완료 → Acknowledgement of Registration 발송(온라인 등록 확인증) → 사무국에서 등록비 결제/입금 확인 → Confirmation letter 발송(입금/등록 완료 확인증) -
참가자 등록 절차(오프인 등록)
오프라인 등록 양식 작성 → 사무국에 Fax나 e-mail을 통하여 제출 → 사무국에서 ID 대리 생성 → 등록비 결재(은행송금/카드결제/카드결제의 경우 사무국에서 수기결제) → Acknowledgement of Registration 발송 → 등록비 입금/결제 완료 → Confirmation letter 발송
(2) 참가자 관리
Registration number, e-mail, Last name으로 등록자 검색 가능
국가 별, 등록여부 별, 등록 카테고리 별 정렬 가능
등록자 관련 상세 정보 표기
초청연사, 좌장, 참석여부 별도 표기 구분
참가자 등록 카테고리 변경 가능
참가자 결제정보 및 등록비 결제 상태 변경 가능
Confirmation letter, Invitation letter 발송 가능
실 등록비 입력용 수기등록비/수수료 기입란 가능
참가자 등록 전체 정보 수정 가능 팝업 창 구성
등록 카테고리 및 Pre congress, Social event 유/무료 설정가능
4) 등록현장 관리
(1) 등록 데스크 운영 개요
6월 12일(수) 08:00~18:00 코엑스 그랜드볼룸 로비(1F)
6월 13일(목) 07:30~18:00 코엑스 그랜드볼룸 로비(1F)
6월 14일(금) 07:30~18:00 코엑스 그랜드볼룸 로비(1F)
6월 15일(토) 07:30~16:00 코엑스 그랜드볼룸 로비(1F)
5월 31일 사전등록 마감 및 각 등록 리스트 정리
6월 5일 등록 데스크 운영요원 1차 사전 교육
6월 7일 리본 부착 및 사전 명찰 출력 및 좌장/연자 봉투 작업
6월 11일 Congress Kit(등록 가방) packing 작업 등록 데스크 및 긍록 시스템 setting
6월 12일 등록 데스크 운영요원 2차 사전 교육 및 리허설 실시
등록 Master DB/바코드 등록 시스템
현장등록 신청서(국/영문),
사교행사 티켓 및 추가 판매 티켓
영수증 및 기타 물품(명찰 케이스/줄, 명찰 내지, 문구류 등)
Lunch Coupon
Certificate of Session Attending Hours
Congress Kit 1,500개
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④ 등록 데스크의 구성
국내 및 해외 참가자의 비율을 고려하였다. 국내 사전 등록데스크 2개(4명), 해외 등록데스크 2개(4명), 현장 등록 1개(2명), 초청 연자 및 좌장 디스크 1개(2명)
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⑤ 등록 데스크 기자재 운영
출력용 PC와 프린터 각각 7대, 노트북 3대, 레이저 프린터 1대(투어), 전화기 2대, 전화선 4개, 인터넷 라인 6개, 차단봉 165개, 무전기 2대, 휴지통 1개, 금고 1개를 비치하였다.
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⑥ 참가자 명찰구분
참가자의 명찰은 명찰 바탕색이나 디자인에는 차이를 두지 않고 하단에 색상이 다른 천을 추가로 부착하여 식별하도록 하였다(Table 10)
(2) 등록 데스크 현장 운영
① 데스크 별 업무 및 역할(Table 11)
② 데스크 운영 특이사항
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사전등록 데스크
언어별 특기자(중국어, 영어) 를 배치하여, 등록데스크 운영 및 응대가 원활할 수 있도록 함. 특히 그룹으로 데스크를 방문한 중국 참가자들의 응대에 큰 도움이 되었다.바코드 등록 시스템을 통해 외국인 참가자의 이름을 확인하는 시간 소요를 줄일 수 있었다. 80% 이상의 외국인 참가자들이 바코드를 출력하여 데스크를 방문, 업무 처리 속도와 효율을 높였다.참가자들의 요청이 많을 Certificate of attendance와 CE points에 대한 응대 방안을 사전에 준비하여 현장 요청에 신속하게 응대가 가능했다. -
On-Site & Cashier’s Desk
미결제 등록비, 환불금액, 사교행사 티켓판매 등을 한 곳에서 처리함으로써 돈을 관리하는 창구를 하나로 단일화하여 관리가 용이했다.
2. 홍보
1) 온라인 홍보
(2) 모바일 웹 URL: http://iapd2013.org/m2
(3) 뉴스레터 및 e-mail
홍보시기: 2012년 10월~2013년 2월
발간횟수: 뉴스레터 제 1호~제 5호(영문), 총 5회
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대상
- 국내: 대한소아치과회원, 관련 전시 업체 총 1,200명- 국외: IAPD 2011 전차대회 참가자, IAPD 멤버 총 6,500명 뉴스레터 발송 일정
(4) SNS
페이스북 URL: https://www.facebookcom/iapd2013
총 441 page like 및 친구 268명
학술대회 기본 정보 및 한국 관광 정보 안내
참가자 대상 등록/참여 독려 이벤트 실시
(5) Communication supporter
- EAPD(The European Academy of Paediatric Dentistry)
- AAPD(The American Academy of Pediatric Dentistry)
- PDAA(Pediatric Dentistry Association of Asia)
- ALOP(Latin American Pediatric Dental Association)
- IADT(International Association of Dental Traumatology)
- iADH(International Association for Disability and Oral Health)
- ANZPD(The Australian & New Zealand Society for Paediatric Dentistry)
- HSPD(Hellenic Society of Paediatric Dentistry)
- NVvk(Dutch Association of Paediatric Dentistry)
- Brazilian Association of Pediatric Dentistry
- Peruvian Society of Pediatric Dentistry
- SVK∙ASP(Swiss Society of Paediatric Dentistry)
- Israeli Society of Dentistry for Children
- JSPD(Japanese Society of Pediatric Dentistry)
- TAPD(Taiwan Academy of Pediatric Dentistry)
- ISPPD(Indian Society of Pedodontics & Preventive Dentistry)
- Philippine Pediatric Dental Society
- ISDC(The Irish Society of dentistry for children)
- Egyptian Society for Pediatric Dentistry and Children with Special Needs
- CSPD(Cambodian Society of Paediatric Dentistry)
- Swedish Society of Paediatric Dentistry
- Norwegian Society of Pedodontics
- Asociación Panameña de Odontologia Pediatrica
- SIOI(Italian Society of Pediatric Dentistry)
3. 학술
1) 개요
(1) 업무 흐름도
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① 초청강연
초청등급 결정 → 초청연자 선정 및 DB 구축 → 초청 서진 발송 → 초청수락시 발표주제 수령 → 초청 연자 세션별 배정 → CV 및 초록 접수 → 좌장 선장 및 초청 → 발표 및 좌장 가이드라인 안내문 발송 -
② 구연 및 포스터 발표
초록 접수 및 review 방침 결정 → Call for abstract → Topic category결정 → 온라인 초록 접수 → Review 및 세션 배정 → Acceptance notice 및 발표 가이드 라인 발송 → 좌장 선정 및 배정 → 발표 및 좌장 가이드라인 안내문 발송 -
③ Award
초록 접수 및 award 신청 접수 → IAPD 본부로부터 최종 신청자 확인 → 후보 초록 공지 및 현장 심사 준비 → 현장심사 좌장 선정 → 발표 및 좌장 가이드라인 안내문 발송
(3) 주요 일자
① 초록 접수 마감
- 초청연제: 2012년 2월 29일(수)
- 일반초록: 2012년 1월 31일(화), 2012년 2월 29일(수)
② 초록 심사 마감일: 2010년 7월 12일(월)
③ Poster acceptance notice 발송: 2012년 3월 19일(월)
③ Poster acceptance notice 발송: 2012년 3월 19일(월)
④ Oral acceptance notice 발송: 2012년 3월 27일(화)
⑤ Oral to poster acceptance notice 발송: 2012년 3월 18일(수)
⑥ 발표자 등록마감: 2012년 4월 10일(화)
⑦ 발표자료 제출 마감일: 2012년 5월 20일(월)
2) 초청 연자 관리
(1)초청 연자 및 좌장 섭외
Keynote speaker: 대회 약 2년 전 확정, 기타 연사는 약 1년전 확정하였다.
각 분과별로 후보 연자 명단을 초기에 학술위원장의 추천으로 구성하였다.
각 분과별 담당위원이 분과의 위원들과 논의하여 초기 구성안을 바탕으로 최종 연자 후보 명단을 구성하였다.
학술위원회 및 조직위원회에서 지역별, 성별, 영향력, 업체 후원 여부 등을 고려하여 분과별로 최종 선정하였다.
부득이하게 1순위의 연자가 수락하지 못하였을 경우, 차선 후보 중 역시 지역 및 성별 안배 등을 고려하여 선정하였다.
1차 공식 초청장 발송(의향, 일정 확인)
2차 공식 초청장 발송(초청조건 명기, 발표할 주제 요청)
수락 의사 확인 후 연자별 별도 초청조건 협의가 필요한 부분은 최종 확정하여 진행하였다(항공권 결제 주체 등).
④ 초청조건(Table 12)
(2) 초청 연자 및 좌장 관리
온라인 접수: 대회 홈페이지를 통해 접수/초청초록 제출을 선택할 경우, 글자수 제한 없이 자유롭게 입력 할 수 있게 하였다.
오프라인 접수: 온라인 접수를 기한 내 하지 못한 연자의 경우에는 이메일로 초록을 접수 받았다.
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온라인 등록 1차 유도
온라인 등록 시스템에서 연자들의 등록비가 0으로 셋팅되어 있지 않았으나, 관리의 편의성과 정보 입력의 정확도를 위해 연자들이 직접 홈페이지를 통해 등록하도록 안내하였다. -
이메일 등록 2차 유도
1차 사전등록마감일에도 약 50% 연자는 미등록 상태였으므로, 사무국에서 대신 온라인 등록을 진행하고, 등록 기본 정보를 연자에게 이메일로 확인하여 등록률을 높였다. 대부분의 연자가 등록비를 면제 받고 gala dinner 를 제공받았기 때문에, 추가로 유료로 신청하는 항목이 있지 않는 한 직접 등록하는 비율이 낮았다.
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항공권 구매
항공권을 제공하는 기조 연자의 경우, 연자와 협의하여 진행하였다. 해외에서 직접 예약하는 경우와 한국에서 예약하는 경우중 예산을 절감할 수 있는 방향으로 시행하였다. 대한항공 제휴 할인(20% 이코노미, 10% 비지니스)을 적용한 금액으로 연자의 항공권을 구매하였다. -
숙박 예약
조직위원회에서 숙박을 제공하는 경우를 제외하고 개별 예약을 연자가 직접 할 수 있도록 안내하였으며, 온라인 또는 오프라인 폼을 통해 housing bureau로 호텔 예약을 직접 할 수 있도록 안내하였다.
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사전 커뮤니케이션 유도
학술위원회에서는 invited session의 각 세션별 담당자를 지정하여, 사전에 coordinator로서의 역할을 부여하였다. 각 세션의 연자들과 이메일을 공유하여 그룹 커뮤니케이션, 사전 디스커션 등을 통해 프로그램의 내용이 중복되지 않고, 토론이 활발히 진행될 수 있도록 조율하였다.
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초청연자 수송 관리
초청연자에게 pick up service를 제공하는 대신, 공항에서 운영하는 IAPD 2013 안내데스크에서 공항버스 티켓을 제공하고 교통편을 안내해 주는 편의를 제공하였다. 일부 의전이 필요한 대상은(board Member 등) 전문 의전 서비스를 제공하여 사전 비행기 스케줄에 맞춰 공항 픽업 서비스를 제공하였다. -
초청연자 및 좌장 현장부재(no-Show) 관리
초청연자 등록데스크를 별도로 운영하여, 가이드라인 전달 및 프리뷰룸 유도, 세션룸 안내 등을 바로 할 수 있도록 하였다. 초청연자의 경우 현장에 나타나지 않는 경우가 없었으나, 포스터 좌장의 경우 현장에 나타나지 않는 경우가 있었다. 이를 방지하기 위해 세션별 학술위 담당자를 지정, 현장에서 빠르게 대응할 수 있도록 하였다. 또한 프리뷰 룸/등록데스크 등과 긴밀하게 커뮤니케이션하여 연자/좌장의 등록, 발표자료 제출 여부를 실시간으로 확인할 수 있게 하였다. -
초청연자 여행경비(travel expense)/강사료 관리
여행경비/강사료는 프리뷰 룸에서 관련 서류/영수증을 사인 받고 전달하였다. 외국연자의 경우 여권사본과 항공권 사본을 요청하였으며 국내연자의 경우 신분증 사본으로 관련 서류를 대체하였다. -
기타 연자/좌장 관리
현장에서 필요한 요청사항들의 대부분은 등록데스크 또는 프리뷰룸에서 응대가 가능했다. 연자들의 발표자료 및 copyright과 관련된 사항은 프리뷰 룸에서 통제했고, 기타 연자들의 숙박, 등록, 사교행사 티켓 구매, 관광 등과 관련된 문의는 등록데스크에서 처리하였다.
(6) 기타 세션
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Postgraduate Student Workshop: When things go wrong-Clinical failures in paediatric dentistry
- Angus Cameron(Australia)- Mike Harrison(UK)
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Contemporary Sedation in Paediatric Dentistry
- Eduardo Alcaino(Australia)- Stephen Wilson(USA)- Dimitris Emmanouil(Greece)- Douglas Stewart(Australia)
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Workshop in Oral hygiene: Instruction and Monitoring Caries Activity
- Willemc Amerongen(Netherlands)- Marcelo Bo¨necker(Brazil)- Ji-Yeon Kim(Korea)
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Hands-on Seminar: Clinical Application of Resin Infiltration
- Jin-Ho Phark(USA)- Vera Soviero(Brazil)
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Anterior and Posterior Ceramic Pediatric Crowns-Hands on Instruction
- Anne O’Connell(Ireland)- Ray Stewart(USA)- William Waggoner(USA)
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Ceramic pediatric crowns - when, where, how & why(NuSmile)
- 일시: 6월 13일(목), 12:15-13:15 장소: GBR 101+102(1F)
3) 세션 룸 현장 운영
운영의 기본 방침
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각 룸별로 2명의 운영요원, 1명의 기술요원을 기본으로 하였다.
시스템이 복잡하고, 참가 인원도 많은 중요 세션인 만큼 기조 강연은 3명의 운영요원, 3명의 기술요원으로 운영하였다. 기조 강연은 대형 스크린(워치 아웃 시스템)을 최대한 활용하고 연자들이 무대를 자유롭게 이동할 수 있도록 핀마이크를 사용하였다.
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Q&A 실시간 게시판 운영
기조 강연시 실시간으로 온라인 게시판에 질문을 올리고, 좌장이 지속적으로 확인/청중들과 질문을 공유하는 형태의 토의시간 을 운영하였다.
각 룸별로 2명의 운영요원, 1명의 테크니션을 기본으로 운영하였다.
프리뷰 룸과 지속적으로 커뮤니케이션, 최종 발표 자료를 세션 시작 30분 전까지 확보하였다.
세션 시간 변경/연자 no-Show 등의 상황을 좌장에게 공지하였다.
각 룸별/세션별 담당 학술위원이 상주하여 담당 세션의 현장 상황을 통제/신속하게 응대하였다.
본인 노트북으로 발표시, 사전 리허설/테스트 후 연결하였다.
3) 기타 전시 및 이벤트 존 운영
(4) 부대시설 사용(Table 15)
(5) 신청서 서류
6) 주요 후원사, 전시업체 섭외 현황
(2) 섭외 과정/결과
7) 협창 및 기관 후원
5. 사교행사
1) 개막식
(2) 식의 컨셉
(2) 컨셉
(2) 컨셉
(2) 컨셉
6. 숙박
1) 개요
룸 블럭: 2012년 1월 코엑스 주변 룸 블럭(1180개 룸 블럭)
운영: Housing Bureau를 통해 예약/예약 컨펌/취소 진행
예약방법: 온라인/오프라인 폼 이용
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특이사항: 중국, 일본, 유럽 국가에서 단체로 올 경우 대부분 자국 내 여행사를 통해 항공과 숙박을 함께 예약하였다. 이 경우 housing bureau를 통하지 않고 직접 예약을 하거나, 코엑스와 멀리 떨어져 있더라도 관광 중심 지역에 호텔을 예약하였다.
코엑스 주변 호텔들의 숙박료가 비싼 편이라, 저렴한 숙소에 대한 정보를 요청하는 해외 참가자가 많아, 일일 평균 3~5만원 대의 저렴한 Guest House 정보를 홈페이지에 별도로 게재하고, 참가자가 직접 예약할 수 있도록 안내하였 다.